Let op kalibreren kilometerstand bij rittenregistratie voor bijtelling

Wanneer u een auto van de zaak heeft en deze zonder bijtelling wilt rijden, bent u verplicht om per kalenderjaar aan te tonen dat u minder dan 500 km. privé heeft gereden. Voelt u niets voor deze administratieve rompslomp? Dan kiest u voor een automatische rittenregistratie met behulp van een blackbox systeem in uw voertuig. Op de markt zijn hier verschillende soorten en maten van te vinden. De verschillen zitten voornamelijk in de features van de systemen en of ze wel of geen keurmerk RitRegistratieSystemen hebben. Het wel of niet te hoeven kalibreren van kilometerstanden hoort daar ook bij.

Verplichte rittenadministratie voor belastingdienst

Wanneer u een rittenadministratie bijhoudt, om bijtelling tegen te gaan, is het belangrijk dat u de volgende gegevens per rit beschikbaar heeft (bron belastingdienst):

  1. de datum;
  2. de begin- en eindstand van de kilometerteller;
  3. het adres van vertrek en het aankomstadres (als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis);
  4. de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
    of het een privé of een zakelijke rit is;
  5. de privé omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt.

Kalibreren kilometerstand

Over het algemeen registreert een rittenregistratiesysteem bovenstaande gegevens. Zoals u hierboven bij punt 2 kunt zien is het van belang dat de kilometerteller in het voertuig wordt aangehouden. Bij de meeste ritregistratiesystemen is dit echter niet het geval. Bij slechts een enkeling sluit de blackbox aan op de kilometerteller (via de CAN-bus) en heeft dus altijd de juiste kilometerstand voor handen in het ritregistratiesysteem met 0% afwijking. Indien dit niet het geval is, verwacht de belastingdienst dat u maandelijks de kilometerstand in uw systeem gelijk zet met die van uw kilometerteller in het voertuig, oftewel kalibreert. Veel bedrijven zijn zich hiervan niet bewust, wat later voor problemen zou kunnen zorgen bij het indienen van de rittenadministratie bij de fiscus.

Nooit meer kalibreren, kan dat?

Wanneer uw rittenregistratiesysteem dus rechtstreeks is aangesloten op de kilometerteller van uw voertuig, via de CAN-bus, wordt de kilometerstand 1 op 1 overgenomen. Bij berekening van kilometerstanden door gebruik te maken van het GPS systeem (satelliet communicatie) of via de zogenaamde ‘Pulsteller’ (draaiing van de wielen) geldt dit niet. Beiden hebben altijd een kleine afwijking ten opzichte van de kilometerteller. Deze afwijking is in de loop van de jaren kleiner geworden, onder andere door verfijning van de gebruikte GPS software. Wilt u geen tijdrovende kilometerstanden kalibraties meer uitvoeren voor uw grote wagenparken? Dan is het zeker raadzaam om op zoek te gaan naar een ritregistratiesysteem, waarbij de blackbox is aangesloten op de CAN-bus van uw voertuigen.

> Lees ook meer over het Track-and-trace Fiscaal ritregistratiesysteem met keurmerk en rechtstreekse aansluiting op de CAN-bus