Negeren afwijkingen kilometerstand desastreus

Regelmatig is er onduidelijkheid in de markt over hoe om te gaan met afwijkingen in kilometerstand in de bewijslast richting de Belastingdienst voor wat betreft fiscale rittenregistratie. Een verkeerde uitleg van het wettelijk kader kan tot financiële nadelige gevolgen leiden. Daarom zetten wij graag de feiten op een rij.

Kilometerstand verplicht kalibreren of niet?

De Belastingdienst houdt als basis voor ritregistratie door middel van een ‘blackboxsysteem’ de stand van de kilometerteller in het voertuig aan. Globaal zijn er drie mogelijkheden als het gaat om het berekenen van ritgegevens in een systeem voor fiscale rittenregistratie:

  1. Door middel van GPS plaatsbepaling;
  2. Door middel van Puls;
  3. Door middel van CANbus koppeling met de kilometerteller.

Bij gebruik van een systeem dat kilometerstanden berekend op basis van optie 1 (GPS) en optie 2 (Puls) dient minimaal eens per twee maanden gekalibreerd/ geijkt te worden. Wat een hoop werk met zich meebrengt wanneer de kilometerstanden van een groot wagenpark één voor één gelijkgezet moeten worden met die in de verschillende voertuigen.

Bij het gebruik van een systeem dat gebruik maakt van een berekeningswijze volgens optie 3 (CANbus koppeling kilometerteller) ontstaat geen afwijking en is dus geen kalibratie nodig. Dit is dus ook de meest veilige en gebruiksvriendelijke optie. Echter zelden zijn ritregistratiesystemen op de markt uitgerust met deze directe koppeling.

Wettelijke onderbouwing kalibratie

Eerder genoemde wettelijke bepaling is tevens terug te vinden in het ‘Normenkader RitRegistratieSystemen’ op pagina 9. Hieronder een fragment uit datzelfde Normenkader:

‘’A. Uitgangspunt is de wettelijke norm; de rittenregistratie bevat tenminste de kilometertellerstanden per rit. Er zijn verschillende methoden om de rittenregistratie en rittenrapportage zo nauwkeurig mogelijk aan te laten sluiten met de kilometerteller van het voertuig (zoals canbus, snelheidspuls of op basis van GPS). Wanneer géén sprake is van een canbus-oplossing moet periodiek middels een  correctieregel een ‘rit’ worden ingevoerd met de laatst bekende kilometertellerstand van het voertuig. Het verschil, een rit met een per saldo negatieve of positieve kilometerafstand, wordt geautomatiseerd berekend. Deze rit krijgt als kenmerk niet ‘Privé of ‘Zakelijk’ maar ‘Correctie’. Het verschil wordt niet herverdeeld over eerder verreden ritten, maar pro rato verdeeld op het aantal totaal privé/totaal zakelijk verreden kilometers.’’

‘’6 Indien in de rittenrapportage afwijkingen ontstaan van kilometerstanden ten opzichte van de kilometerteller van het voertuig, dan moeten deze met enige regelmaat (loonaangiftetijdvak of minimaal eenmaal per twee maanden) worden gecorrigeerd. De gebruiker/gebruikersorganisatie is hiervoor verantwoordelijk.’’

> Lees ook meer over het Track-and-trace Fiscaal ritregistratiesysteem mét keurmerk en rechtstreekse aansluiting op de CAN-bus