Keurmerk ritregistratiesystemen deel 1: Wat is het keurmerk ritregistratiesystemen?

KeurmerkEr wordt al geruime tijd gesproken over het certificeren van Ritregistratiesystemen. Om dit te bereiken is de onafhankelijke stichting Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) onder leiding van de bestuursleden Martin Huisman (VAVDZ) en Leo Bingen (Rai Vereniging) opgericht. De partijen betrokken bij dit keurmerk hebben elkaar beloofd om te komen tot een efficiënt, objectief en onafhankelijk keurmerk waarbij de doelstelling is om het zo breed mogelijk in de markt neer te zetten. In een reeks blog posts willen wij jullie graag informeren over het wel en wee rond het keurmerk ritregistratiesystemen.

Het Keurmerk Ritregistratiesystemen betreft een kwalificatie voor een RRS waarmee wordt aangegeven dat het betreffende systeem voldoet aan de eisen die zowel de markt, als de Belastingdienst aan een RRS stellen. Het feitelijke Keurmerk betreft een registratie in het “Register Keurmerk RRS” en wordt begeleid met een Certificaat, uitgereikt aan de leverancier van het RRS.
Met het keurmerk kan een leverancier van RRS zich onderscheiden van andere aanbieders in de markt, waardoor het keurmerk Ritregistratiesystemen een duidelijke toegevoegde waarde heeft. Het keurmerk gaat voorlopig niet verplicht worden.

Hoge eisen Ritregistratiesysteem

De bedrijven die zich voor 30 april 2013 hebben aangemeld kunnen al in aanmerking komen voor het keurmerk rond september 2013 wanneer de eersten worden toegekend. Echter is het niet eenvoudig om dit keurmerk te ontvangen en zullen ook zeker niet alle RRS leveranciers zomaar gecertificeerd worden:

  • Door de Belastingdienst is een Normenkader vastgesteld met een zeer uitgebreid pakket aan eisen waar een ritregistratiesysteem aan moet voldoen.
  • De output van het Ritregistratiesysteem moet in overeenstemming zijn met een XML Auditfile, waarbij integriteit en authenticiteit ook belangrijk zijn.
  • Naast de eisen van de Belastingdienst, stelt het Keurmerk enkele aanvullende eisen ten aanzien van Privacy, Continuïteit en Deelname aan de Stichting Keurmerk RRS.
  • De stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen heeft een Gedragscode Privacy RRS opgesteld om de privacy tussen in het bijzonder de werkgever en werknemer goed te regelen.

Hoe verkrijgt een leverancier van Ritregistratiesystemen het keurmerk?

De RRS leverancier dient natuurlijk ook getoetst te worden op deze eisen. Dit gaat in eerste instantie door middel van een self-assessment. Dit geschiedt aan de hand van een zeer uitgebreide vragenlijst. Hiermee geeft de leverancier van het betreffende RRS gedetailleerd aan in welke mate wordt voldaan aan de eisen. Een door de Stichting Keurmerk RRS ingeschakelde onafhankelijke “auditor” beoordeelt de ingevulde vragenlijst en adviseert het bestuur van de Stichting Keurmerk RRS over certificering.

Steekproefsgewijs voert de onafhankelijke “auditor” een diepgaande audit uit bij aanvragers van een Keurmerk en adviseert het bestuur van de Stichting Keurmerk RRS over toekenning van een Keurmerk. Het keurmerk Ritregistratiesystemen is drie jaar geldig, waarna opnieuw een audit dient plaats te vinden alvorens er wederom een keurmerk wordt toegekend. De stichting keurmerk Ritregistratiesystemen behoudt zich het recht tot het intrekken van het keurmerk, wanneer de leverancier RRS zich bijvoorbeeld niet houdt aan de gemaakte afspraken.

De kosten van het keurmerk

Maar dan zijn we er nog niet. Aan het keurmerk kleven ook nog financiële verplichtingen in de vorm van een entree-fee voor deelname aan de stichting, een jaarlijkse bijdrage, een bijdrage per verkocht systeem en de kosten voor de audits.

Voordeel voor berijders en bedrijven

En waarom zouden bedrijven en berijders nu een RRS willen hebben die het keurmerk Ritregistratiesystemen draagt? Zij komen in aanmerking voor een verlicht regime bij controles door de Belastingdienst. Zij leveren immers precies de informatie aan, die de belastingdienst zelf vanuit het normenkader en het XML auditfile heeft vastgesteld. Naast dit fiscale component wordt de keuze voor een kwalitatief goed RRS vergemakkelijkt door het register keurmerk RRS. Het is vooralsnog niet verplicht om een Ritregistratiesysteem te hebben met een keurmerk.