De kilometervergoeding uitgelegd

Vaak ontvangen werknemers een kilometervergoeding voor hun woon werkverkeer. Als werkgever kom je bijvoorbeeld tussen in de kosten voor woon-werkverkeer met een privéwagen. Ook voor wie een bedrijfswagen heeft, maar geen tankkaart, kan de werkgever (een deel van) de verplaatsingskosten vergoeden.

Is de kilometervergoeding wettelijk geregeld?

Voor werknemers die met het openbaar vervoer naar het werk komen, betaalt de werkgever verplicht de kosten terug. Dat verloopt ofwel via een kilometervergoeding of via een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten. Een kilometervergoeding is belastingvrij tot € 0,19 per kilometer, het vergoeden van alle gemaakte kosten is volledig belastingvrij. Komt je werknemer met de eigen wagen naar het werk? Dan ben je als werkgever niet wettelijk verplicht om daarvoor een vergoeding te betalen. Meestal wordt de kilometervergoeding via een cao geregeld, waardoor de regels verschillen per sector.

De kilometervergoeding in de bouwsector

De bouwsector is een uitzondering op de gebruikelijke vergoeding van woon-werkverkeer, aangezien werknemers zich naar verschillende bouwplaatsen moeten verplaatsen. Als ze hier langer dan 60 minuten over doen, betaal je als werkgever een bijkomende vergoeding. Die wordt berekend op basis van het aantal afgelegde kilometers. Zowel chauffeur als passagier hebben recht op die vergoeding, al zal de vergoeding van de chauffeur altijd hoger liggen. Ook bouwvakkers die zich met de trein verplaatsen krijgen een vergoeding die wordt berekend op basis van het aantal afgelegde kilometers.

De kilometervergoeding snel en eenvoudig berekenen

Het aantal gereden kilometers moet natuurlijk correct in kaart gebracht worden. Zo betaal je zeker de juiste kilometervergoeding aan je werknemers. Een automatisch rittenregistratiesysteem houdt het aantal kilometers van elk bedrijfsvoertuig nauwkeurig bij, zodat je op het einde van de maand exact weet hoeveel de vergoeding aan je werknemer moet bedragen. Ook de administratie gebeurt veel nauwkeuriger en sneller, aangezien alles automatisch berekend wordt. Zo bespaar je tijd én geld.